La política de Sistema de autocontrol y gestión del riesgo de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM) de la Compañía declara los siguientes lineamientos:
- La Compañía debe acatar la normatividad local y marcos de referencia lideres internacionales, en materia de prevención del Lavado de Activos, de Financiamiento del Terrorismo y de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, con el propósito de contribuir a la realización de los fines de los Gobiernos contra la lucha de estas actividades ilícitas y de proteger la reputación de la Compañía.
- Los lineamientos, manuales y procedimientos relacionados con el Sistema de Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo son de obligatorio cumplimiento para todas las contrapartes.
- La Compañía no tendrá vínculos contractuales con persona natural o jurídica que se encuentre vinculada o relacionada con actividades de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y/o a la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva a nivel local o internacional.
- Si durante la relación contractual se conoce que la contraparte fue relacionada con actividades ilícitas o incluidas en listas restrictivas o vinculantes, nacionales o internacionales, el Oficial de Cumplimiento evaluará la situación y emitirá un concepto sobre la continuidad o terminación de dicha relación.
- Es responsabilidad de la Alta Dirección y Oficial de Cumplimiento impulsar al interior de la Compañía una cultura de prevención y conocimiento del cliente, proveedor, colaborador y demás Grupos de Interés involucrados con la Compañía a través de capacitaciones y cualquier otro medio disponible.
- La Compañía sólo debe establecer vínculos contractuales con personas naturales o jurídicas que permitan su identificación y conocimiento, como requisito para acceder a los productos que ofrece y vende.
- Cuando la persona natural o jurídica no suministre suficiente información para realizar una evaluación adecuada de su situación y análisis de riesgos, Oficial de Cumplimiento emitirá concepto sobre la no continuidad de la vinculación. Cuando se trate de contrapartes con vínculo vigente, se debe analizar cada caso individualmente, para analizar los riesgos y Oficial de Cumplimiento debe emitir concepto sobre si se da por terminado el vínculo empresarial o se continúa, dejando constancia de los motivos de la decisión.
- No se debe establecer ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo, con personas naturales o jurídicas cuando se presenten elementos que conlleven a dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones o legalidad de los recursos y/o su destinación.
- Todos los colaboradores se encuentran en la obligación de velar por el interés superior de las Compañías y el cumplimiento de la presente Política.
- Todas las operaciones se deben realizar a través de los sistemas de información que disponen las Compañías, de modo que queden debidamente registradas con los soportes de la debida diligencia inicial y continua de cada contraparte.
- La Compañía, debe colaborar con las autoridades en proveer la información que sea solicitada en el desarrollo de procesos de investigaciones de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
- La información que administra la Compañía es de carácter absolutamente reservado. Por consiguiente, los colaboradores deben manejarla en forma confidencial, con honestidad e integridad. En consecuencia, no se puede utilizar esa información en beneficio propio o de terceros, dentro o fuera de la Compañía.
- Ningún colaborador puede divulgar aspectos de las operaciones reportadas como sospechosas o intentadas a la entidad de reporte designada en cada país, Únicamente el Oficial de Cumplimiento conocerá y reportará la información a la entidad sin perjuicio de los informes que debe presentar a la Alta Dirección de la Compañía.
- Es obligación de todos los colaboradores de la Compañía conocer y aplicar rigurosamente los criterios y normas incorporados en la política y demás mecanismos que regulan el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva; conocer y atender las señales de alerta contempladas en el mismo.
- Ante el conocimiento de un delito que en el desarrollo de sus funciones perciban las personas vinculadas a la Compañía, deben cumplir con la obligación de denunciar tales actos, en el canal de denuncias establecido en el Código de ética.
- Es obligación de los colaboradores, informar al Oficial de Cumplimiento y éste a su vez a Junta Directiva y a la entidad de reporte designada, cualquier información relevante sobre manejo de recursos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes y proveedores o que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la Compañía para manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
- Es obligación de cada colaborador asistir a las capacitaciones que se den sobre la materia, sin importar el nivel o cargo. Igualmente es obligación permitir la asistencia de los colaboradores del área.
- Es obligatorio anteponer los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva.
- La Compañía debe prestar mayor atención cuando celebre contratos o realice negociaciones con personas o entidades de países que no aplican las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) y demás considerados de alto riesgo de acuerdo
- Para la Compañía, el conocimiento de sus Grupos de Interés es el control más importante ya que con esto minimiza el riesgo de que la empresa sea utilizada para el manejo de recursos provenientes de actividades delictivas, o destinados a su financiación.
- La Junta Directiva, el Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento, Colaboradores, Auditoría Interna, Revisor Fiscal y demás Grupos de Interés de la Compañía deben responder por las obligaciones y responsabilidades que les sean aplicables en lo referente a la aplicación del Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM.
- Es responsabilidad de la Alta Dirección y Vicepresidentes de la Compañía acompañar en el cumplimiento obligatorio de esta política por parte de todos los Colaboradores y procesos involucrados en la interacción con Grupos de Interés externos.